企業(yè)降低成本支出的根本 辦公系統(tǒng)集成與共享

　　在企業(yè)信息化的進(jìn)程中，辦公自動(dòng)化應(yīng)該做什么、可以做什么、怎樣才能發(fā)揮最大效益往往是一個(gè)不大容易弄清楚的問(wèn)題。相對(duì)而言，ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)可以說(shuō)是模式清晰、效益明確。在規(guī)劃企業(yè)辦公自動(dòng)化或者說(shuō)協(xié)同辦公系統(tǒng)的時(shí)候，我們可以通過(guò)分析一下ERP，從中獲得有益的借鑒。

　　工作量大，各部門(mén)各系統(tǒng)往往形成一個(gè)個(gè)“應(yīng)用孤島”，企業(yè)需要花大量的人力、物力在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換，以獲取相應(yīng)的信息進(jìn)行分析，造成資源浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)，企業(yè)的運(yùn)作效率大大下降。

　　企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的協(xié)同，以及企業(yè)內(nèi)部與外部資源(包括客戶(hù)和合作伙伴)之間的協(xié)同，在這個(gè)新信息時(shí)代越發(fā)凸現(xiàn)其重要性。企業(yè)必須建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的、可控的、統(tǒng)一的、全面集成和協(xié)作化的信息應(yīng)用環(huán)境，從而使得企業(yè)內(nèi)部資源(管理者、員工)和外部資源(客戶(hù)和伙伴)能夠在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上高度共享信息、協(xié)同完成各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理、形成知識(shí)積累的科學(xué)體系、共同面對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的變化。而傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)由于其體系架構(gòu)相對(duì)陳舊，無(wú)法很好地建立起這樣一個(gè)協(xié)同運(yùn)作的環(huán)境。

　　因此，傳統(tǒng)OA已經(jīng)不能完全滿(mǎn)足企業(yè)日益增長(zhǎng)的需求，企業(yè)迫切需要一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)整合內(nèi)外資源的高效的信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平---匯訊wiseuc企業(yè)即時(shí)通訊。

　　關(guān)聯(lián)：企業(yè)的分析和決策來(lái)源于準(zhǔn)確、全面和及時(shí)的信息，“孤島式”的信息一方面很難全面反應(yīng)真實(shí)的情況，另一方面也容易造成數(shù)據(jù)混亂、更新不及時(shí)、難以統(tǒng)一管理和獲取等問(wèn)題。在傳統(tǒng)OA中，例如銷(xiāo)售經(jīng)理要審批一項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，如果他對(duì)這筆費(fèi)用的來(lái)龍去脈不清楚，就很難從這張報(bào)銷(xiāo)單上獲得更多的信息，因?yàn)樗@得的僅僅是一些靜態(tài)的，表面的信息;這個(gè)時(shí)候他可能要通過(guò)不同的應(yīng)用系統(tǒng)去查詢(xún)更多的信息，或者與相關(guān)人員進(jìn)行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準(zhǔn)確性。而在協(xié)同OA中，由于信息之間已經(jīng)建立了各種關(guān)聯(lián)，因而銷(xiāo)售經(jīng)理可以從這張報(bào)銷(xiāo)單開(kāi)始，迅速提取其他的相關(guān)信息，如報(bào)銷(xiāo)事件的來(lái)龍去脈、涉及到的客戶(hù)或項(xiàng)目、提交人的情況、原始單據(jù)或憑證的掃描等，同時(shí)又不必在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換。通過(guò)這樣的關(guān)聯(lián)，為企業(yè)真實(shí)的還原了信息本來(lái)“網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)”，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時(shí)的障礙。

　　深化：企業(yè)管理涉及到的環(huán)節(jié)是眾多的。現(xiàn)代化企業(yè)就象一臺(tái)不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，而各種管理和運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個(gè)部件，相互之間有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，并且必須為企業(yè)的共同目標(biāo)而實(shí)現(xiàn)一致性的運(yùn)作。例如一個(gè)產(chǎn)品的銷(xiāo)售，涉及到產(chǎn)品的功能和質(zhì)量(產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量監(jiān)控及升級(jí))、產(chǎn)品的市場(chǎng)宣傳(宣傳平臺(tái)、宣傳文件和方式)、具體銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的開(kāi)展(客戶(hù)管理、項(xiàng)目跟蹤、合同簽訂)、相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)(單據(jù)填寫(xiě)、流程審批、數(shù)據(jù)更新)等，而這些業(yè)務(wù)是否能夠被很好的管理并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的協(xié)調(diào)將直接影響到產(chǎn)品的銷(xiāo)售成果。傳統(tǒng)OA由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對(duì)這樣的一些比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行管理，當(dāng)然就更難以支持整個(gè)業(yè)務(wù)鏈的平滑運(yùn)作了。而在協(xié)同OA中，對(duì)管理范疇進(jìn)行了深化和延伸，因而可以讓企業(yè)方便的對(duì)更多的環(huán)節(jié)進(jìn)行整合和統(tǒng)籌管理。

　　協(xié)作：要實(shí)現(xiàn)良好的協(xié)作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進(jìn)行無(wú)障礙的溝通;其次，需要對(duì)整個(gè)的協(xié)作進(jìn)行管理，讓協(xié)作的對(duì)象為共同目標(biāo)而進(jìn)行一致性的、協(xié)調(diào)的動(dòng)作，對(duì)協(xié)作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控、調(diào)整，對(duì)協(xié)作產(chǎn)生的信息進(jìn)行完整的保留，并以知識(shí)的方式進(jìn)行再利用;第三，由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個(gè)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)中，因此還需要一定的應(yīng)用廣度來(lái)支持對(duì)其的管理。在傳統(tǒng)OA中，協(xié)作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時(shí)聊天工具、工作流程等雖然可以實(shí)現(xiàn)一部分的協(xié)作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內(nèi)容零散，之后也很難對(duì)其結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步的整理。而在協(xié)同OA中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協(xié)作可以貫穿于各個(gè)環(huán)節(jié)并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內(nèi)容可以是企業(yè)積累的各種知識(shí)文檔，項(xiàng)目進(jìn)展中的某個(gè)任務(wù)，或是企業(yè)的一個(gè)合同會(huì)簽流程，一種需要分配的物資;協(xié)作的對(duì)象可以是一人對(duì)一人，或多人對(duì)多人，可以發(fā)生在企業(yè)同一部門(mén)員工之間，也可以發(fā)生在跨部門(mén)員工之間，還可以是不同企業(yè)，企業(yè)與客戶(hù)或合作伙伴之間的協(xié)作;協(xié)作的方式可以是知識(shí)文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會(huì)議、即時(shí)聊天、任務(wù)分配等。同時(shí)，協(xié)作的過(guò)程和結(jié)果可以得到很好的記錄，并最終形成知識(shí)體系的一部分。

　　總結(jié)來(lái)說(shuō)，企業(yè)協(xié)同辦公基于三大基本思想體系，在"關(guān)聯(lián)"、"深化"和"協(xié)作"方面體現(xiàn)了其完全不同于傳統(tǒng)OA的應(yīng)用，把OA與企業(yè)管理的需求真正的相結(jié)合，從而給"辦公自動(dòng)化"帶來(lái)了更高層面的價(jià)值。 金和軟件在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的同時(shí)，還在設(shè)計(jì)軟件的時(shí)候融入了精確管理的思想，總結(jié)出企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)的八大問(wèn)題，八大現(xiàn)象，通過(guò)軟件系統(tǒng)從管理機(jī)制上規(guī)避問(wèn)題，杜絕現(xiàn)象，控制組織中人的行為風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)高效，員工快樂(lè)!