化繁為簡 協(xié)同增效—廣州基正管理軟件的信息化之路

　　廣州基正管理軟件有限公司，是專業(yè)從事企業(yè)基礎(chǔ)管理科學理論研究與應用、提供管理應用技術(shù)咨詢、承攬大型企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈管理信息系統(tǒng)集成研究與開發(fā)的服務性組織機構(gòu)。1999年成立于中山大學。通過十多年對企業(yè)基礎(chǔ)工作管理方法理論的研究和原創(chuàng)性地實現(xiàn)管理基礎(chǔ)工作信息系統(tǒng)集成研發(fā)，建立了自身穩(wěn)定成熟的技術(shù)理論方法和服務模式，在國內(nèi)外率先提出并采用以專業(yè)化科學管理思想與方法實現(xiàn)“企業(yè)全職能專業(yè)化管理基礎(chǔ)工作信息化一體集成”，已達到企業(yè)“管理基礎(chǔ)工作信息化、信息工作管理基礎(chǔ)化”之精益管理目標，通過對企業(yè)管理職能基礎(chǔ)工作信息化集成，實現(xiàn)企業(yè)“全維職能柔性、仿真虛擬、精益智能數(shù)字化管理”，使企業(yè)管理全面擺脫傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)傳遞信息狀態(tài)，步入“全維計算機網(wǎng)絡化智能管理”的新時代。

　　公司在2000年源創(chuàng)研發(fā)了“COMMS企業(yè)管理應用技術(shù)信息工程解決方案”，取得了一系列管理應用技術(shù)知識產(chǎn)權(quán)和國家專利，并在多家大型企業(yè)實踐與應用，取得了極大的經(jīng)濟、管理和社會效益。2002年獲得國家863基礎(chǔ)科研項目二等獎，2008年獲得有色金屬行業(yè)科技進步二等獎，2009年“COMMS全維職能專業(yè)化管理一體化信息集成平臺(系統(tǒng))”整體技術(shù)通過了福建省科技廳組織的國家級技術(shù)成果鑒定，COMMS整體技術(shù)理論思想與方法和集成系統(tǒng)被不同專業(yè)的國家院士公認為達到了行業(yè)的“國際先進技術(shù)”。其中，控件分級權(quán)限一體化集成管控、管理職能一體化集成管控、員工工作內(nèi)容一體化集成管控、管理制度與運行機制數(shù)字信息化集成、技術(shù)標準應用數(shù)字信息化集成、企業(yè)工作集群“組織、計劃、執(zhí)行、控制、協(xié)調(diào)”自動智能化集成管控、財務專項自動化核算管控、財務憑證數(shù)據(jù)采集自動化管控、財務報表自動生成智能化管控、企業(yè)經(jīng)營管理智能分析與決策等100多項技術(shù)思想與方法前瞻、世界領(lǐng)先。被國家科技部、工信部、國資委、審計署等部門譽為“工業(yè)化和信息化深度融合”的高新超級集成系統(tǒng)，指定為企業(yè)信息化建設(shè)應用推廣技術(shù)。

　　與大多數(shù)企業(yè)一樣，基正在決策以及業(yè)務與數(shù)據(jù)管理方面也都是由總公司統(tǒng)一進行管理。由于公司在各地開展的業(yè)務范圍和水平不一，對外銷售和服務的類型也各不相同，各地銷售業(yè)務進度的總結(jié)、匯報、信息回饋周期較長(一般要三至五個月)，且數(shù)據(jù)比較繁雜，信息傳遞的準確度也沒有保障，這就直接影響了信息管理的有效性和管理層決策的準確性。同時，業(yè)務量的增加與數(shù)據(jù)信息的龐大、繁雜，又導致了數(shù)據(jù)管理混亂、業(yè)務流程不清的現(xiàn)象，因此直接影響了對新老客戶的服務響應效率，造成了部分客戶的流失。

　　“客戶信息都是由總公司管理的，我們沒有自己的管理系統(tǒng)，只靠筆記，很多時候都會把信息弄混，打電話到總公司查詢，但由于信息繁雜、混亂導致總部回復效率不高，甚至常常出現(xiàn)信息錯誤的現(xiàn)象，很多客戶因此流失了。”分公司的銷售人員常常如此抱怨。

　　“總公司要求各地分公司每個月要上報一次業(yè)務進展方略，每到月末，幾十份報表從各地傳送回來，數(shù)據(jù)龐大、繁復，每次整理都很讓人頭疼。”總公司負責整理報表的員工也很委屈。

　　而責任相互推諉，不但造成內(nèi)部員工之間的矛盾，不利于內(nèi)部團結(jié)，更損害了公司的利益。

　　因此，為了進一步規(guī)范管理，減少決策流程，提高客戶信息的準確性和各地的實際業(yè)務的開展效率，基正公司決策層考慮上一套內(nèi)部管理系統(tǒng)以適應市場的拓展。

　　化繁為簡，匯訊wiseuc即時通訊軟件讓基正協(xié)同增效

　　選擇金蝶、用友廠商的傳統(tǒng)軟件，還是匯訊wiseuc即時通訊等在線服務型軟件，基正管理層進行了幾番考量：購買傳統(tǒng)軟件，需要自己安裝服務器，并由廠商統(tǒng)一安裝、部署。上線后，如需要更改或添加某些功能還需要重新付費，且二次開發(fā)比較復雜;而在線服務型軟件，只需要從廠商那里購買一定數(shù)額的用戶端數(shù)，系統(tǒng)升級、維護由提供商負責，用戶無須另外安排專人管理。

　　個性化、操作簡單、性價比高、使用周期長以及本土優(yōu)勢，使匯訊wiseuc即時通訊在與眾多廠商的CRM系統(tǒng)競爭中脫穎而出。

　　在接到基正科技的訂單之后，匯訊wiseuc即時通訊的技術(shù)人員對基正公司的實際需求進行了認真的調(diào)查研究，一周之后既制定出具體可行的實施方案，并專門為基正修改、設(shè)計了一些管理模塊：

　　客戶管理模塊實現(xiàn)了“客戶備案審批 → 轉(zhuǎn)換成準客戶 → 有效項目批準后，相應準客戶轉(zhuǎn)換為已成交客戶”等數(shù)據(jù)自動化轉(zhuǎn)換功能。對客戶信息分類管理，方便了基正格的業(yè)務人員針對各個階段的不同客戶進行跟進，有效減少了丟失客戶情況。

　　項目管理模塊根據(jù)項目實際進展情況，對有效項目、已成交項目、丟單等進行自動分類歸檔，并可通過項目跟進的階段和內(nèi)容自動將有效項目轉(zhuǎn)換成已成交項目或丟單，既提高了項目處理效率，使業(yè)務流程更加清晰，又可根據(jù)丟單和已成交項目具體情況總結(jié)經(jīng)驗，提高了成單機率。

　　而競爭對手管理模塊，則可根據(jù)不同階段的項目提供競爭對手和競爭對手員工的信息記錄，方便了解項目對手信息，同樣提高了成單機率。自動報表也使回款、應收賬款、有效合同額等項目信息更加清晰，為基正各級人員了解項目情況提供了方便。

　　系統(tǒng)正式實施后，基正的管理者可通過分公司人員每日填寫的系統(tǒng)記錄，進行及時的、有針對性的反饋和支持，信息簡單、準確，大大提高了工作效率。把繁雜的工作簡單化，滿足各級人員的實際需求，匯訊wiseuc即時通訊系統(tǒng)很快就成了基正各級員工的“萬能小幫手”。