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別讓會議毀掉團隊

2012-07-25

  如果會議緊緊圍繞著中心議題和解決方案,而不是充斥著使人士氣低落的抱怨,那么它很可能是成功的。

  管理者們普遍有這樣的共識:為使團隊成員人盡其才,以任務為核心的互動和合作是必不可少的。然而,會議如何影響組織績效?相關研究并不常見。來自德國布倫瑞克工業大學的研究者Simone Kauffeld和Nale Lehmann-Willenbrock在small group research上發表的論文專門探討團隊會議對團隊和組織成功的影響。哪些溝通或行為有助于提升會議效率?哪些行為會導致低效率的會議?這是研究者重點關注的。他們發現,如果會議緊緊圍繞著中心議題和解決方案,而不是充斥著使人士氣低落的抱怨,那么它很可能是成功的。

  作者研究了汽車供應鏈、金屬、電子、化學和包裝工業的20個中等大小的公司的92個團隊。這些團隊平均每2至4周進行一個小時的會議,來討論與活動或日程相關的話題。這些會議被錄像,并且錄入一個評估團隊成員陳述的系統中。

  判斷會議有效性有三個主要標準。第一,根據問卷數據來測量團隊成員對會議的滿意度。第二,會議之后的團隊目標績效。例如,在一個制造業工廠,研究者用特定時間框架下,預期團隊效率與實際團隊效率之間的差額來表示團隊效率。第三,在不同的時間間隔,會議剛剛結束時,一年之后,兩年半之后,團隊所在公司的CEO會評價公司在創新,內部流程合理化,員工流失率,新產品供應數目,市場份額等方面的進步。

  總體來說,當團隊會議的討論以問題為中心,特別是當成員們把他們面臨的問題定義為中心議題,提供關于中心議題的若干不同視角,用潛在解決方案架構他們的擔憂時,團隊更容易成功,企業也更加有效率。當團隊成員進行前瞻性的溝通時,團隊溝通的有效性也會更高。前瞻性溝通,意味著面臨可能發生的變化時,團隊成員愿意主動表達他們承擔責任的興趣。當會議主持者或管理者能夠控制會議不跑題時,會議效果也會更好。

  與此相反,非結構化的會議對團隊成員滿意度、團隊效率、組織績效都會產生消極的影響。最具有破壞性的是像批評、報怨等這類“障礙型溝通行為”。將責任推卸給他人,浪費寶貴的會議時間可能導致“報怨的循環”,產生報怨的多米諾骨牌效應。在會議上,員工可以詳細討論工作的某些負面影響,如果員工不能在抱怨上懸崖勒馬,或者不能關注特定議題,那么會議可真是一個毀掉團隊士氣的獨一無二的機會。

  有意思的是,“障礙型溝通行為”對團隊會議成功的負面影響遠大于“功能型溝通行為”的正面影響。即,起反作用的陳述與團隊會議成功之間的負相關關系,遠遠強于積極陳述與團隊會議成功之間的正相關關系。換句話說,避免糟糕的會議,比多開有效的會議更重要。因此,研究者建議管理者就會議流程與他們的員工多多溝通。哪怕管理者使用郵件或問卷來溝通,也最好不要使用可能帶來“障礙型溝通行為”的團隊會議。

  記住,這樣的會議最有效!溝通以特定議題為中心,成員以采取行動為己任,進而有效完成目標,增強組織績效.

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